複数の条件を指定して、たくさんのデータの中からデータを抽出する場合、エクセルの関数でもできますが、もっと簡単に行うにはフィルタオプションを設定してみるのも良い方法だと思います。以下のようにしてフィルタを利用してデータを抽出してみてください。
１．シートの余白部分に抽出したい条件を指定してみてください。例えば項目名が「住所」だとしたら、条件には「北海道」「青森」のように都道府県を入れてみてください。
２．メニュー→「データ(D)」→「フィルタ(F)」を選択→「フィルタオプションの設定(A)」を選択して、データが入っている範囲を全て指定します。
３．ダイアログボックスが表示されたら、「抽出先」内の「選択範囲内(F)」にチェックが付いています。次に「リスト範囲(L)」に指定された範囲が選択されているのを確認してください。
４．「検索条件範囲(C)」の右側にあるマークの部分をクリックしてください。
５．検索条件範囲を指定するダイアログボックスが表示されますので、条件が入力されているセルをマウスで指定してください。
６．「ＯＫ」ボタンを押します。
７．条件に当てはまるデータだけが抽出され、該当以外は非表示になります。
８．検索条件を外して全て表示させるにはメニューバー→「データ(D)」→「フィルタ(F)」→「すべて表示(S)」を選択してください。
このように指定すれば、関数を使って抽出しなくても簡単にデータが抽出できます。
エクセル関数についてご紹介します。パソコンには、エクセルという表計算ソフトがあります。このソフトを使うにはエクセルを起動させるだけなのでとても簡単です。しかし、エクセルというソフトの機能をあなたは熟知していますか。例えば関数やオートフィルタなどの機能について熟知していますか。これを知っているか知らないかでは、作業効率にとても大きな差が出てきてしまいます。
エクセルの関数は、非常に数が膨大にあります。とても覚えきれるものではありません。しかしその膨大な量のうち、実際に使う関数というのはわずかでしょう。もちろん、使う内容にもよりますが。その関数の機能さえきちんと把握しておけば、エクセルを使いこなすことは充分でしょうす。しかし、何を使っていいのかさえも分からない場合がありますよね。さまざまなサイトを見てみるとわかりますが、使用頻度別のエクセル関数一覧が掲載されているところがあります。参考にしてみてはいかがでしょうか？
また、関数というのは知っているだけではあまり意味がないものです。もしも、知っているのならば存分に使いこなしましょう。例えば、「if関数」などは構文自体がとても簡単なので、すぐに覚えて使うことができると思います。しかし、構文を覚えるだけではなかなかマスターすることも難しいかもしれません。何度も使っていくことで、使い方を習得していきましょう。